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El análisis documental es un proceso documental mediante el que se generan las entradas (ó puntos de acceso de información) para los sistemas de recuperación de información, tambien conocidos como catálogos. Consiste en crear una serie de documentos secundarios a partir de los originales, estos documentos contienen, una descripción física y descripciones de contenido por términos, clasificación o resúmenes. Al crearse todos con una estructura común permitirán insertarlos en una base de datos y recuperar la información más fácilmente, así como realizar búsquedas de información temática. ​​​​

El análisis documental constituye la parte más laboriosa del trabajo de un documentalista/bibliotecario, se estima que esta tarea ocupa el 80% de su tiempo.​.

Aunque el término es más amplio porque incluye otros documentos como fotos, audiovisuales, etc.., para el caso más tradicional de un libro que llega a una biblioteca el proceso antes de ponerlo a disposición del público consistiría en: crear el asiento biblográfico, poner en este autor, título, editorial, publicación, número de páginas; indicar en ese asiento los algunos términos que describan la materia del libro (indización); crear un resumen del contenido del libro; y finalmente establecer una clasificación que determinará dónde se coloca en la biblioteca.​

Análisis documental de materiales publicados

Descripción Física

En esta etapa del proceso de análisis documental interesa la descripción bibliográfica del documento, es decir las características que tiene y que permiten localizarlo físicamente. Un ejemplo de la descripción física o bibliográfica serían los campos: título, autor, año de publicación, autor, número de páginas. ^{[cita requerida]}

Un ejemplo de cómo una descripción física de documentos nos permite encontrar una información podrían ser una cita ó referencia bibliográfica, estas son una selección de algunos de los campos de una descripción bibliográfica.^{[cita requerida]}

La necesidad de estandarizar este paso aconseja que se utilice la norma de Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD) de la IFLA.​

Análisis de contenidos ó análisis interno

Es la parte más intelectual de todo el proceso y de su buena realización dependerá la calidad de los resultados que muestren las recuperaciones de información. El análisis de contenido se divide a su vez en indización, resumen y clasificación.^{[cita requerida]}

Indización

Indizar significa construir índices ó puntos de búsqueda de información (en una base de datos). El trabajo de indizar consiste en seleccionar expresiones de un lenguaje documental ó lenguaje de indización (tesauros, encabezamientos de materias, vocabularios) para representar el contenido o los temas de los que trata un documento. La elección precisa de las expresiones seleccionadas hará que las búsquedas de información sean más precisas.^{[cita requerida]}

Existen dos modalidades distintas pero complementarias en la indización: las palabras claves y los descriptores (palabras claves que se encuentran en tesauros).^{[cita requerida]}

Resumen

La realización de resúmenes donde se describe el contenido del documento quizás sea uno de los pasos más laboriosos (y de los que más se prescinde) de todo el proceso de análisis documental. ^{[cita requerida]}

El resumen puede realizarse atendiendo a diversos criterios: un resumen descriptivo del tipo de documento; un resumen analítico que indica lo que contiene el documento; un resumen selectivo donde quien lo realiza comenta las partes que el considera más importantes; un resumen estructurado o un resumen de conclusiones. ^{[cita requerida]}

En centros de documentación especializados en una temática en particular el resumen es un procedimiento ineliduble puesto que es el instrumento que permitirá distinguir entre los distintos documentos.^{[cita requerida]}

Un ejemplo de resumen que se encuentra sistematizado en la creación de información son los abstract de los artículos publicados en revistas científicas.^{[cita requerida]}

La norma UNE 50-103-90 “Preparación de resúmenes” describe y proporciona una guía de cómo deben realizarse los resúmenes de documentos.^{[cita requerida]}

Clasificación

En el paso de la clasificación le asignamos al documento unas siglas por las que será colocado físicamente en las estanterías, en esta clasificación los documentos de una misma temática estarán agupados y cercanos a otros de temáticas afines.^{[cita requerida]}

Algunos sistemas de clasificación son la Clasificación Decimal Universal (CDU), la clasificación facetada ó el Sistema Dewey de clasificación.^{[cita requerida]}

Análisis documental de materiales audiovisuales

El proceso descrito anteriormente para los materiales publicados es perfectamente aplicable a otros tipos de documentos físicos que contengan información. ^{[cita requerida]}

Análisis documental de recursos en internet

La recuperación de información en internet no sigue el proceso que hemos descrito para los documentos, la cantidad de información hace que no sea posible.^{[cita requerida]}

Para la información en internet se usa una nueva metodología basada en metadatos. ^{[cita requerida]}

Los metadatos son un conjunto de etiquetas y datos que se incluyen dentro del documento, generalmente al principio de este. El esquema de datos más conocido y extendido es el Dublin Core, este formato es ampliamente aceptado porque ha primado la facilidad, no se necesita que estén definidos todos los camos, frente a una descripción exhaustiva.^{[cita requerida]}

Dublin Core Metadata

Dublin Core es un sistema de 15 campos en tres categorías. Los campos son opcionales, se pueden repetir y pueden aparecer en cualquier orden.^{[cita requerida]}

Contenido:^{[cita requerida]}

• Título
• Clave
• Descripción
• Fuente
• Tipo del recurso
• Relación
• Cobertura

Propiedad Intelectual:^{[cita requerida]}

• Autor ó Creador
• Editor
• Otros Colaboradores
• Derechos

Instanciación:^{[cita requerida]}

• Fecha
• Formato
• Identificación del Recurso
• Idioma

En el siguiente ejemplo de Dublin Core en formato XML vemos los metadatos correspondiente a un libro de George Orwell, en este caso sólo se han tomado 6 de los 15 campos del estándar:^{[cita requerida]}

Enlaces externos

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