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Definición de catalogación

La catalogación es el proceso de crear entradas para un catálogo. En bibliotecas suele incluir la descripción bibliográfica, el análisis de materias, la clasificación bibliográfica y todas las actividades relacionadas con la preparación física del documento en sí, tareas normalmente llevadas a cabo bajo la supervisión de un bibliotecario instruído como catalogador (Reitz, 2004). Este proceso se elabora según las reglas ya establecidas internacionalmente.

Es una faceta que se engloba dentro del análisis formal junto con la descripción bibliográfica, es decir, la descripción externa del documento. Es una operación que dota al asiento bibliográfico, que se ha obtenido en la descripción, de encabezamientos, los cuales son puntos de acceso al documento normalizados que se colocan a la cabeza de la ficha bibliográfica; de puntos de acceso secundarios, que son instrumentos de indización para permitir al usuario localizar el documento de diferentes formas y así facilitar la recuperación de información; y de signatura topográfica.

En primer lugar se seleccionan los puntos de acceso secundarios y los encabezamientos principales para poder identificar cada documento y unidad documental y diferenciarla de otras.

El proceso de catalogación tiene unos objetivos claros de acuerdo con el usuario potencial y el hecho de facilitar la información albergada en una biblioteca u archivo. De este modo, la catalogación pretende dar uniformidad y normalizar todo tipo de documento, siguiendo las reglas preestablecidas para facilitar así el manejo y la transferencia de información. De hecho, este proceso, junto con la clasificación es una ventaja para la organización de los fondos que un centro posee.

Si se sigue la afirmación de Cutter, según la cual el objetivo del catálogo radica en permitir la localización de un libro de autor, título o materia conocidos, se puede describir la Catalogación como proceso de elaborar un catálogo. Es decir, la catalogación recogerá todas las operaciones que permitan recuperar un documento: la descripción del mismo (Descripción Bibliográfica), la elección de los puntos de acceso (personales, corporativos, títulos, temáticos y sistemáticos) y la formación y transcripción de los datos locales (signatura y registro). Según esto, la Catalogación se equipara a lo que las Reglas de Catalogación Españolas definen como “Catalogación bibliográfica o documental”, esto es, la redacción del asiento bibliográfico de acuerdo con unas normas.

En líneas generales cabría distinguir la Catalogación Descriptiva de la Catalogación Analítica. La Catalogación Descriptiva es el conjunto de operaciones realizadas sobre un documento con el fin describir y establecer los puntos de acceso que determinan los nombres (autorías) de los responsables del contenido intelectual o artístico de la obra. La ALA la define «como aquella fase del proceso de catalogación que atañe a la identificación y descripción de los libros» (Glossary of Library Terms, 1943). Siguiendo la primera definición, la catalogación descriptiva se divide a su vez entre la descripción bibliográfica, encaminada a describir el documento, y el establecimiento de puntos de acceso, que permitirán su recuperación. A nivel de asiento se completa con la formación de los datos locales del centro.

Historia de la catalogación

La sensibilidad teórica sobre la catalogación tiene su origen en la primera mitad del siglo XIX. La great tradition de la catalogación anglosajona nace en 1841 con las “91 REGLAS” de Antonio Panizzi, director de la biblioteca del British Museum. Panizzi recomienda la portada como fuente principal de información para garantizar la uniformidad en la catalogación. El ejemplo de Panizzi sirve en 1853 como modelo para el código de Charles Coffin Jewett, importante bibliotecario estadounidense, que introduce el principio de la estandarización de las noticias bibliográficas.

Las “Reglas para un Catálogo Diccionario de Charles” (Rules for a printed dictionary catalogue), de Ammi Cutter (1876), establecen que la catalogación debería servir para encontrar un libro a partir de un dato conocido, ya sea el autor, el título o la materia. Por su parte, el catálogo debe mostrar lo que la biblioteca posee sobre un autor determinado, una materia o un género. Cutter establece como finalidad fundamental de la catalogación el servir al interés del usuario.

A raíz de la colaboración de la American Library Associación (ALA) y de la Britanica Library Associación (LA) surge en 1908 el Joint Code. A este código sigue, en la primera mitad del siglo XX, una multiplicación de reglas. Destaca la contribución a la materia de Shiyali Ramamrita Ranghanathan con su Classified catalogue code, de 1934, en el cual afirma que las funciones del catálogo deben redundar en las cinco leyes de la biblioteconomía, redactadas por él mismo en 1928: 1. Los libros son para ser usados; 2. A cada lector, su libro; 3. A cada libro, su lector; 4. Ahorre tiempo al lector; 5. La biblioteca es un organismo en crecimiento. La Library of Congress publica en 1941 las ALA Catologuing rules, reglas que fueron muy criticadas por su extensión excesiva. A mitad del siglo XX se reconoce la necesitad de reconstruir la teoría catalográfica para renovar la great tradition, adaptándola a necesidades prácticas y a la voluntad de formar un control bibliográfico universal, por medio de la cooperación internacional.

A partir de los años 50 los organismos e instituciones nacionales y, a nivel internacional, la IFLA, se han dedicado al desarrollo de normas relativas a los formatos y al vocabulario, que en la catalogación deben ajustarse a los principios de uniformidad y unificación. La normalización ofrece grandes ventajas en los intercambios entre sistemas de información, nacionales e internacionales.

El movimiento internacional de unificación de las normas, y de las prácticas catalogadoras, empieza en 1961 con la Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación celebrada en París. En la Convención de París participa la UNESCO, ocupándose no solo de problemas y nociones generales de la catalogación, sino también de sentar las bases mínimas de unificación sobre los encabezamientos del catálogo de autores y obras anónimas: se establecen las funciones y la estructura del catálogo por autores y títulos y las formas de los puntos de acceso a los registros.

Ocho años más tarde en Copenhague, con ocasión de la Reunión Internacional de Expertos en Catalogación, se redacta la Descripción bibliográfica normalizada, a partir de las propuestas de Michael Gorman. Esto supone un paso hacia la estandarización. Poco después, en 1971, se crean las ISBD, acrónimo de International Standard Bibliographic Description. Establecen un formato donde se fijan contenido, orden y puntuación del registro bibliográfico, es decir, qué información constituye los elementos descriptivos de un documento y cómo está presentada. Estos dos encuentros dan impulso a la cooperación y al surgimiento de estándares internacionales. Paralelamente, empiezan a construirse nuevos códigos nacionales de catalogación: en España se revisan las Instrucciones para la redacción de los catálogos en las bibliotecas públicas del Estado y se redactan las Reglas de Catalogación; mientras para la tradición anglosajona se redactan las AACR (reglas de catalogación angloamericanas), de 1967, y en Italia encontramos las Regole Italiane di Catalogazione per Autori (RICA).

A la primera ISBD provisional, sigue una edición revisada dedicada a las monografías, la ISBD(M). Los expertos comprenden la necesitad de redactar normas para cada tipo de material, por eso, además de la norma general ISBD(G), de 1977, aparecen las distintas normas de descripción especializadas, como las ISBD(S) para publicaciones seriadas o la ISBD(A) para monografías antiguas, etc. Las normas nacionales de cada país adoptan las ISBD, con las modificaciones necesarias para adaptarlas a su realidad y de conformidad a las variaciones lingüísticas, con el objetivo de conseguir la precisión exigida en la catalogación. En esto son pioneras las Reglas de Catalogación Angloamericanas con su segunda edición, de 1978, adoptadas enseguida por todos los países de influencia anglosajona. La novedad de esta edición es que prioriza la descripción de los documentos, antes que la elección de los puntos de acceso.

En 2007 existen muchas versiones de ISBD, una para cada material especifico, más una general. Pero un grupo de estudio, trabaja desde hace algunos años en formar un texto definitivo y general, publicado finalmente en 2011 bajo el nombre de ISBD consolidada. A partir de los años 60 la catalogación tiene que enfrentarse con las nuevas tecnologías, para ello se idean varios lenguajes para compartir registros catalográficos en formato electrónico. Entre ellos destaca el MARC (MAchine Readable Cataloging), redactado por la Library of Congress. Por su parte, el Council of the British National Bibliography crea el proyecto de la BNB MARC y, en colaboración con la Library of Congress, el MARC II. A partir de 1970, muchos países crean sus versiones del MARC.

La IFLA elabora en 1977 un formato internacional: el UNIMARC (UNIversal MARC format) para facilitar el intercambio internacional de datos, en formato decodificable por los ordenadores de las diferentes agencias bibliográficas nacionales. Historia de la catalogación española.

Los primeros intentos de normalizar la catalogación en España pueden situarse al comienzo del siglo XX, cuando, por intervención de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos, aparecen las primeras pautas de catalogación publicadas en 1902 con el nombre de Instrucciones para la redacción de los catálogos en las bibliotecas públicas del Estado. Tras el II Congreso Internacional de Bibliotecas y Bibliografías celebrado en Madrid y en Barcelona en 1935, surge la necesidad de una revisión de las normas, actualizadas en 1941.

En 1964 la tercera versión de las Instrucciones, aún no recibe las novedades de los Principios de París. Así, mientras en todos los países occidentales se implantan reglas actualizadas, España queda desfasada con sus Instrucciones que, aunque modificadas a lo largo del tiempo, permanecían más o menos inalteradas desde su publicación.

La situación continúa hasta una Orden Ministerial de 30 de junio de 1980, cuando una comisión de especialistas, coordinados por la Biblioteca Nacional, redacta las actuales Reglas de Catalogación para monografías publicadas en 1985. En cuanto a los registros de materiales especiales se normalizan en un volumen de 1988. Estas nuevas reglas recogen, además de las normas de descripción bibliográficas, instrucciones para la elección de los puntos de acceso y la confección de los registros de fichas secundarias. La última versión de las reglas es de 1995, cubriendo algunas lagunas de las anteriores.

Tipos de catalogación

La catalogación descriptiva puede ser completa, tratándose de una catalogación exhaustiva, con un gran número de elementos descriptivos y de análisis de contenido. Resulta costosa en recursos, pero presenta muchas ventajas en la identificación y la recuperación. Es el tipo de catalogación presente en muchas bases de datos comerciales. O simplificada, únicamente con los elementos básicos para la identificación. Es mucho más económica, aunque puede presentar inconvenientes de cara a la identificación y la recuperación. Es la más común entre bibliotecas. En cambio, la Catalogación Analítica es la redacción y descripción de una unidad documental, que forma parte de un documento secundario mayor, descrito en el mismo u otro asiento bibliográfico. Bajo ese término genérico de unidad documental se recogen partes de obras como pueden ser capítulos de un libro o artículos de una revista. Es decir, es la redacción de un asiento bibliográfico que describe parte o partes de una obra más amplia. Muchos centros de documentación llevan a cabo este tipo de catalogación en sus propias publicaciones. Puede tratarse de:

Descripción, como publicación independiente, de una obra con título distintivo que forma parte de una serie o una monografía. Los datos sobre la obra se dan en el área de serie.

Indicación en el área de notas de las partes que constituyen una obra.
Redacción de un asiento secundario de autor-título para partes de obras mencionadas en el área de responsabilidad o en el área de notas.

Cada centro suele realizar la catalogación particular de sus fondos de forma independiente y para uso interno y de sus usuarios, aunque no es la única manera de proceder. En ocasiones, son la propias editoriales o las agencias bibliográficas las que ofrecen un registro catalográfico en sus publicaciones, o incluso antes. Esta es la denominada catalogación en publicación, no siempre fiable. Además de la descripción bibliográfica, puede incluir encabezamientos de materia, términos de indización y códigos de clasificación. A parte de la catalogación de forma individualizada, las bibliotecas y demás centros documentales pueden optar por una catalogación colectiva:

Dentro de la misma organización, a modo de catalogación centralizada: realizada en organizaciones con varios organismos distintos deslocalizados, en una unidad central acordada, pero con distribución a sus unidades dependientes.
En conjunto con otras organizaciones, en forma de catalogación cooperativa: organizaciones similares o unidas por algo en común, en diversas unidades autónomas, aportan un producto común, el denominado catálogo colectivo, común o cooperativo. Un ejemplo es el catálogo colectivo de las Bibliotecas Públicas de Castilla y León (RABEL). A veces, esta catalogación cooperativa se reduce a la posibilidad de la exportación de registros para que otros centros puedan aprovechar dicha catalogación, como es el caso de los registros creados por la Biblioteca Nacional de España.

Instrumentos de catalogación

Hay una serie de normas internacionales dirigidas a una catalogación sistemática:

ISBD

La Descripción Bibliográfica Normalizada, especifica los requisitos para la descripción e identificación de los tipos más comunes de recursos publicados que pueden constituir las colecciones de las bibliotecas. La desarrolló la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios e Instituciones, con el fin de que la normalización llegara a los diferentes tipos de información a catalogar. La clasificación de los tipos de materiales que tienen como base las ISBD:

ISBD (M)(Monografías)1978
ISBD(S)(Publicaciones seriadas)
ISBD (G)(General)1978
ISBD(CM)(Materiales cartográficos)1977
ISBD(NBM)(Materiales no libro)1977
ISBD(A)(Publicaciones monográficas antiguas) 1980
ISBD(MP)(Música impresa)1980
ISBD(CP)(Partes componentes)1988
ISBD(CF)(Archivos de computadora)1989

Marc21

Marc es un registro catalográfico legible por máquina (Machine Readable Cataloguing). De esta manera es capaz de reconocer los datos que aporta este tipo de registro. Su creación ha tenido como base las Reglas de catalogación angloamericanas. Esta forma de catalogar transcribe la descripción y encabezamientos a un formato para ser entendido y leído por ordenadores. En la actualidad, su evolución ha llevado a la utilización del Marc21 a nivel internacional. La última revisión ha sido en el año 2014.

AACR2 (Reglas de Catalogación Angloamericanas)

Su primera publicación fue en el año 1967, con la edición británica y norteamericana. Son consideradas el primer intento de normalización para facilitar la colaboración e intercambio de registros catalográficos, nacional e internacionalmente. Actualmente siguen vigentes con la revisión y actualización realizada en el año 2002. Se distinguen en su estructura en dos partes. La primera trata de la descripción del documento, y la segunda de los puntos de acceso.

En el ámbito nacional:

RCE (Reglas de Catalogación Españolas)

Se basan en una traducción de las ISBD y también recoge directrices de la IFLA, en cuanto a asientos de autoridad. Las vigentes Reglas de catalogación datan del año 1999.

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