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Las cuatro etapas del ciclo PHVA

El ciclo PHVA, el ciclo de Shewhart y el ciclo de Deming son diseños iterativos y métodos de gestión desarrollados para iniciar procesos de mejora continua en diferentes empresas de producción de bienes y servicios.​​El ciclo PHVA consta de cuatro pasos: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA, o por sus siglas en inglés PDCA: Plan, Do, Check and Act).​También se conoce como Ciclo PHRA (Planificar, Hacer, Revisar y Actuar).​

El método también se utiliza en la gestión de proyectos.​

Historia

El ciclo de Shewhart fue desarrollado en 1939 por el físico, ingeniero y estadístico estadounidense Walter A. Shewhart al aplicar el método científico a los procesos de producción en cadena.​ A partir de una pequeña modificación del ciclo de Shewhart, William Edwards Deming presentó el ciclo de Deming en 1951 en Japón en donde luego fue conocido como el ciclo PHVA.​​

Cuatro etapas del ciclo de Deming

El ciclo consta de cuatro etapas PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR los que permiten resolver problemas de una manera rigurosa y metódica a través de cuatro fases, a continuación se procede a explicar.

En Zapata (2016) se indica que el ciclo de Deming es una herramienta que cuenta con 4 pasos a seguir para su adecuado funcionamiento: Planear (Plan), hacer (Do), verificar (Check) y actuar (Act). En primer lugar, en el planear se establecen metas y objetivos que la empresa busca conseguir, asimismo, se determina una serie de técnicas para llevar a cabo ello y se elabora indicadores para comprobar que se ha alcanzado lo propuesto. Luego, en el hacer se pone en práctica todo lo que se ha planificado. En seguida, en el verificar se revisan los resultados de las tareas ejecutadas mediante los indicadores. Por último, en el actuar se toman acciones para eliminar lo que no ha dado resultado, así como se toma acciones preventivas y correctivas con el fin de mejorar los procesos. A partir de la puesta en marcha de este ciclo, se obtiene una mejora en la competitividad, una mayor rentabilidad, una mejora en la calidad de los productos y/o servicios, etc.

Plan (Planificar)

El primer paso cuando se quiere optimizar un proceso o mejorar una entrega o un producto es planificar. Es necesario que los objetivos estratégicos de la empresa, así como las expectativas del cliente, estén alineados para cumplir los resultados esperados. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Además, es necesario realizar pruebas de preproducción o pruebas para probar los posibles efectos, ya que la formulación de buenos planes resulta en soluciones bien pensadas. Las empresas necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de buenos resultados, mediante la adaptación de herramientas y metodologías que permitan a las organizaciones configurar su Proceso de Gestión y Mejora Continua.

Para empezar, en la fase de planificación lo que se busca es analizar la situación de la empresa y sus necesidades. Posteriormente encontrar las áreas que puedan ser susceptibles de mejora y basado en ello establecer los objetivos que se deben alcanzar.

Claro que, para que este paso resulte efectivo se deben recopilar datos, proponer ideas, establecer los objetivos y definir las acciones, así como los tiempos para lograr los resultados.

• Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
• Involucrar al personal idóneo dependiendo del área.
• Comprender y adelantarse a las necesidades de los consumidores.
• Detallar las especificaciones de los resultados esperados.
• Definir las actividades necesarias para obtener el producto o servicio, verificando los requisitos especificados.
• Establecer los objetivos y procesos imprescindibles para conseguir resultados necesarios de acuerdo con los requerimientos del cliente y las políticas organizacional. Definir los objetivos y metas es una parte estratégica en esta fase, ya que el equipo y todas las acciones deben estar orientadas a cumplirlos. En este sentido estos deben ser SMART (Specific —‘Específico’—, Measurable —‘Medible’—, Attainable —‘Alcanzable’—, Relevant —‘Relacionado’—, Timely —‘A tiempo’—).

Herramientas de planificación; Estas herramientas pueden servir para dos cosas:

– Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.

– Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.

Algunos ejemplos de herramientas de planificación los podemos ver en la siguiente lista:

• AMFE – Análisis Modal de Fallos y Efectos
• Diagrama de Gantt – Planificación y seguimiento de actividades y proyectos.
• Método de diseño intuitivo Poka-yoke – Diseño a prueba de errores.
• QFD – Despliegue de la función calidad (Introducción) – Introducción al análisis de necesidades y expectativas.
• Lluvia de ideas -- Participación de todas las partes interesadas.
• Análisis de valor: método para aumentar el valor de un producto o servicio.

anto en la norma ISO 9001 como en la ISO 14001 se nombra explícitamente el Ciclo PDCA al hablar de la mejora de la gestión continua de calidad y gestión medioambiental respectivamente. El ciclo Deming es, en conclusión, una ayuda fundamental para una empresa que quiera desarrollar un sistema de gestión y mejora continua que contribuya a prosperar y tener futuro.

Do (Hacer)

Es la etapa en la que se aplica todo lo planificado. Se realizan los cambios para implementar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento a pequeña escala antes de realizarla en una gran escala, para reducir posibles impactos negativos en lo menor posible. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto. Sin olvidarse que todo este cambio que se va a hacer, debe presentar una supervisión 24/7 con el fin de evitar que esta prueba sea afectada por factores externos. Luego que ya se tiene definido lo que se espera alcanzar y las acciones que se deben tomar, se deben implementar. Es decir, se implementa el plan que previamente se ha elaborado para alcanzar las mejoras propuestas.

Fundamentalmente, en este paso se deben dirigir, organizar y asignar los recursos correspondientes; así como asignar responsabilidades para llevar a buen término la ejecución.

esta fase incluye:

• Aplicación y verificación de las correcciones propuestas.
• Dar registro a lo desarrollado y los resultados obtenidos
• Charlas y/o talleres al personal que se va a encargar de aplicar las soluciones.
• Modificar el inicio con respecto a los malos resultados obtenidos durante el ciclo.

Check (Controlar o Verificar)

Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada. Así mismo, nos permite detectar a tiempo las brechas que puedan existir entre lo planificado y lo realizado en una organización, para ello determinar los ajustes necesarios. En consecuencia, la verificación es el proceso de control que debe seguirse luego de haber implementado el plan. La idea es verificar que se avanza en la dirección correcta, haciendo las valoraciones correspondientes que sean necesarias en el sistema de evaluación.

Sin embargo, lo más importante es determinar si se está cumpliendo con los objetivos. Para saber si están alcanzando las mejoras o no. Para ello es preciso evaluar el plan, monitorear su implementación y dejar documentada la información con las conclusiones obtenidas.

• Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.
• comparar resultados con lo planeado a cambiar en el proceso.

Herramientas de evaluación

Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.

Algunos ejemplos de herramientas de evaluación se encuentran en la siguiente lista:

• Diagrama de Pareto – La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante.
• Diagrama de correlación – Representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra.
• Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas.
• Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos de la empresa.
• Listas de Verificación o Control – Check list.
• Ciclo de Deming con LastMile - Que se encargan en la entrega de productos, en el que utilizan el GPS de los móviles de sus colaboradores para verificar en tiempo real las entregas.

Act (Actuar)

A partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a recopilar lo aprendido y ponerlo en marcha. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que suelen servir para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir.

Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver con la idea de cerrar el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos. Además, no debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones (implementación) consecuencia del despliegue de los planes (que se desarrolla en el segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las Acciones"). Finalmente se analizan los resultados obtenidos en la fase de verificación. Con estos datos se elaboran los informes y los análisis comparativos. Si el resultado es favorable se implementa la mejora de forma definitiva y si no, se hacen los cambios correspondientes.

Además, toda esta información se utilizará para elaborar el siguiente plan, puesto que por eso es un ciclo el cual se vuelve a iniciar luego de realizar los ajustes correspondientes.

En efecto, no se debe olvidar que es un ciclo, porque una vez que se termina la etapa final, se debe volver a la primera y repetir nuevamente. Por ello las actividades son evaluadas periódicamente, para poder incorporar nuevas mejoras.

para ello debe tendremos como consecuencia de esta etapa:

• Tomar decisiones con base en los cambios.
• Estandarizar los cambios positivos.
• Estar atento al proceso.
• Repetir el ciclo, de ser necesario.

Herramientas de mejora

Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar puntos débiles a los procesos, productos y servicios actuales. Del mismo modo, algunas de ellas se centran en señalar cuáles son las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios sólo en las áreas más críticas.

Algunos ejemplos de herramientas de mejora los podemos encontrar en la siguiente lista:

• Análisis de valor – Método ordenado para aumentar el valor de un producto o servicio.
• Método Kaizen – Busca una mejora continua de todos aspectos de la organización.
• Diagrama de afinidad – Juntar ideas o asuntos para organizar y resumir agrupando las ideas afines.
• Los 5 eses – Optimiza el estado de trabajo en un entorno, pues facilita la labor de los empleados y fortalece la capacidad de detección de problemas.

El ciclo Deming y los ocho pasos en la solución de un problema

Para desarrollar un proyecto que tenga como objetivo resolver un problema importante y recurrente, es importante obtener la información necesaria y seguir una metodología que ayudará a aumentar la probabilidad de éxito. Por lo tanto, es importante seguir el ciclo Deming y los ocho pasos, como se muestra a continuación.

ETAPA DEL CICLO	PASO	NOMBRE DEL PASO	TECNICAS QUE SE PUEDE USAR
PLANEAR	1	Se define y analiza la magnitud del problema	Histograma, hoja de verificación, hojas de control, Pareto.
	2	Se busca todas las posibles causas	Diagrama de Ishikawa, observar el problema, lluvia de ideas.
	3	Se investiga cual es la causa más importante	Diagrama de Ishikawa, Pareto, diagrama de dispersión, estratificación.
	4	Se considera las medidas remedio	Por qué…necesidad Qué…objetivo   Dónde…lugar   Cuánto…tiempo y costo Cómo…plan
HACER	5	Se pone en práctica las medidas remedio	Se sigue el plan que se elaboró en el paso anterior
Verificar	6	Se revisa los resultados obtenidos	Pareto, hoja de verificación, histograma, hojas de control.
Actuar	7	Se previene la recurrencia del problema	Inspección, hoja de verificación, supervisión, cartas de control, estandarización.
	8	Conclusión	Se revisa y documenta el procedimiento y seguido se planea el trabajo.

Nota: En la tabla se muestra los pasos que debemos seguir en el ciclo Deming para la solución de un problema.

Ejemplos del ciclo de Deming para una mejora continua

Caso Coca Cola

Para un mejor entendimiento del proceso de mejora continua mediante el ciclo de Deming, para esto tomamos el caso real de Coca Cola quien inicio aplicando mejora continua en una de sus plantas donde se vio que tenían números rojos en sus cuentas. ante esto dieron con el problema el cual era del mal apilamiento de sus refrescos en el almacén, lo que hacia que se perdiera productos listos para la venta y que a volumen llevaba a una pérdida. Ante esto procedieron a aplicar lo siguiente:

1. Planear: procedieron con la recopilación de los datos para ver en que parte del proceso es que surgía el problema. una vez encontrado el problema, procedieron con la planificación para disminuir y/o eliminar la pérdida de sus productos.
2. Hacer: con la identificación del problema procedieron, a un adecuado apilamiento, esto partiendo con el adecuado peso a sostener en cada espacio, comprobando cada cierto periodo que el nuevo orden sea suficiente para evitar perdidas de producto.
3. Controlar: cada cierto periodo de tiempo (diario) se procedió a medir y comprobar los datos obtenidos de días anteriores para así tener mejores resultados cada dicho periodo, esto sujeto a informar a los superiores de los avances.
4. Actuar: al dar solución al problema y con el sustento de que dio resultados positivos, se procede a aplicar de forma definitiva.

tras la aplicación del ciclo de Deming para su mejora continua, es que Coca Cola soluciono un problema en específico con resultados positivos.

Caso Starbucks⁽⁴⁾

Otro ejemplo de aplicación del ciclo de Deming es el caso de Starbucks, esta empresa que con el pasar de los años fue perdiendo prestigio, debido a que no generaba mejoras continuas, por ello para recuperar su reputación aceptó dichas mejoras a través de la aplicación del Ciclo PHVA:

1. Planificar: Schultz analizó de manera directa la situación y se planteó el objetivo de volver a centrarse en brindar una experiencia de calidad al cliente, así como planificar capacitaciones para los trabajadores.
2. Hacer: Cerró los locales y capacitó a sus trabajadores para hacer un verdadero café, motivándolos para mejorar la atención al cliente. Implementó máquinas, mejoró la reposición de existencias; por ello, los clientes podían adquirir sus productos a cualquier hora.
3. Verificar: Starbucks realizó seguimiento y medición a productos y procesos, comparó los resultados que estaba obteniendo, se dio cuenta de que estaba mejorando y volvía a encaminarse.
4. Actuar: Starbucks toma acciones para mejorar continuamente el desempeño de sus procesos y está atento a las posibles dificultades que se les pueda presentar para poder abordarlas y actuar sobre ellas.

Problemas o desviaciones de la mejora continua en las organizaciones

Las acciones que se requieren para reducir las causas especiales de variación son completamente diferentes de las acciones que hacen falta para reducir la variación y los defectos del sistema y/o proceso. Las causas comunes, se atribuyen a un fallo que se observa en todas partes cuando se interpretan las mediciones, donde se supone que cada acontecimiento (defecto, error, accidente) es atribuible a alguien (generalmente el que más a mano está), mientras las causas especiales se relacionan con algún acontecimiento atípico. Según Deming, la mayoría de los problemas y de las oportunidades de mejora caen bajo la responsabilidad del equipo gestor en la siguiente proporción:

• 94% pertenecen al sistema.
• 6% son atribuibles a causas especiales.

Las desviaciones son causadas principalmente por cambios en las máquinas, el método, el material, la medición, el ambiente y las personas para la operación de los procesos (esquematizadas en el diagrama de Ishikawa). La organización debe determinar los puntos de verificación e indicadores de desempeño relacionados, que serán eficaces y eficientes para detectar desviaciones.

Deming y su enfoque en la Filosofía administrativa de la calidad

• Se enfoca básicamente en la manera en que como funcionan los procesos.
• Resalta que los procesos están sujetos a cierto grado de variación que probablemente disminuya la calidad de estos mismos.
• Para Deming el mundo debe aprender a gestionar y controlar sus recursos y la manera más óptima de hacerlo es incorporando sistemas de decisiones a sus procesos administrativos.
• Según Deming las empresas de mentalidad financiera reemplazan al cliente como foco principal de atención.

Teniendo en cuenta la filosofía de Deming, abarca un proceso de optimización de sus actividades y con ello, identificar las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos que implican para la elaboración de los diferentes procesos , venta y distribución. Asimismo, es importante identificar las necesidades del consumidor; para ello, se establecen las características del producto y se realiza el proceso de producción teniendo en cuenta e inspeccionando la calidad de la mezcla con un proceso de forma poco convencional. Por ello, se debe capacitar de forma continua al operador de cada línea en el proceso de producción y se evalúa su desempeño para resolver grandes o pequeñas incidencias que puedan presentarse antes, durante y después del proceso de producción.

Además, existen dos tipos de variaciones estadísticos, las llamadas causas comunes y especiales. Las causas comunes, son difícil de distinguir, ya que es fundamental al sistema. Por ello, las direcciones de las empresas son las encargadas de reducir dichas causas y realizar mejoras en el sistema. Las causas especiales son lo contario, estas pueden ser solucionadas muchas veces por los empleados, debido a que pueden ser encontradas y subsanadas. Por ejemplo, una maquinaria con fallas, o el uso inadecuado de algún material.

Ventajas del ciclo de Deming

• Es un método estandarizado que se puede extrapolar a cualquier área de la empresa como sistema de mejora continua.
• Mejora la calidad de los procesos y productos de manera continua : Las empresas deben reinventarse continuamente y una forma de conseguirlo es apostando por el ciclo de Deming, el cual permite mejorar de forma continua la atención y la calidad de tus servicios logísticos.
• Es muy versátil en su aplicación en una organización : Su metodología que esta basada en los cuatro pasos ya mencionados anteriormente se ajustan a todo tipo de necesidades de una organización.
• Integra al equipo de trabajo de una organización : Una organización en la que haya sentimiento de pertenencia a un grupo tiene más probabilidades de obtener buenos resultados empresariales. Sin duda, es una forma de mejorar la productividad.
• Sirve de hoja de ruta para garantizar la correcta ejecución de un determinado proyecto.
• Ahorra tiempo en la búsqueda de soluciones.
• Realiza un análisis exhaustivo de los errores más frecuentes, así como posibles soluciones.
• Establece ciertas instrucciones a seguir para eliminar las causas de un problema, sin incidir en ello las variaciones en el personal.
• Promueve el trabajo en equipo, ya que todos los intervinientes en los procesos afectados deben actuar para solucionar el problema identificado.
• Ayuda a la empresa a cumplir con los requisitos legales y regulatorios, y a mejorar la seguridad y salud en el trabajo.
• Ayuda a identificar los procesos críticos de la organización, lo que permite priorizar los esfuerzos en aquellos procesos que más impactan en la satisfacción del cliente.
• Incremento en la productividad: Permite a la organización encontrar y resolver problemas que perjudican la eficiencia y la eficacia de los procesos.
• Aplicación ilimitada: Se puede aplicar las veces que sea necesario permitiendo perfeccionar las operaciones en los distintos departamentos de una organización creando un lazo efectivo con mínimos márgenes de error.

Desventajas del Ciclo Deming

Aunque el ciclo de Deming es una herramienta valiosa para mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos, también tiene algunas desventajas y limitaciones:

1. Requiere un enfoque a largo plazo: El ciclo de Deming es un proceso que requiere tiempo para implementarse y ver resultados tangibles. Algunas organizaciones pueden sentir que no tienen la capacidad de esperar los resultados a largo plazo y, por lo tanto, no implementar el ciclo de Deming. La ejecución metódica de las etapas del ciclo de Deming causa que la identificación y la resolución de los incidentes sea tardío en muchos casos. Esto lo convierte en un recurso ineficiente para resolver emergencias operacionales o problemas logísticos de corto plazo.

2. Requiere una inversión de recursos: Implementar el ciclo de Deming puede requerir una inversión significativa de recursos financieros y de tiempo. Algunas organizaciones pueden sentir que no pueden permitirse el lujo de dedicar estos recursos a la mejora continua y, por lo tanto, no implementar el ciclo de Deming.

3. Requiere la participación de todos: El ciclo de Deming requiere que todos en la organización participen activamente en el proceso de mejora continua. Si algunos miembros del equipo no están dispuestos a participar o no están comprometidos con el proceso, puede obstaculizar el éxito del ciclo de Deming.

4. No es una solución rápida: El ciclo de Deming no es una solución rápida para problemas en la organización. Requiere un enfoque constante y continuo, lo que puede ser difícil para algunas organizaciones que buscan soluciones rápidas.

5. No aborda directamente los problemas externos: El ciclo de Deming se centra en la mejora de los procesos internos de la organización y no aborda directamente los problemas externos, como la competencia del mercado o los cambios en la economía. Por lo tanto, aunque el ciclo de Deming puede mejorar la calidad y la eficiencia, no garantiza el éxito de la organización en el mercado.

6. Imprevistos: Es más efectivo cuando las condiciones logísticas del entorno son estables. Las variables externas o imprevistos influyen en el resultado.

Véase también

• 14 principios de Deming
• DMAIC
• Método científico
• Monozukuri
• Qc-Story
• Sistema de producción

Bibliografía

• Montesinos González, Salvador; Vázquez Cid de León, Carlos; Maya Espinoza, Ivonne; Gracida Gracida, Enrique Baruc (2020). «Mejora Continua en una empresa en México: estudio desde el ciclo Deming». Revista Venezolana de Gerencia 25 (92): 1863-1883. Consultado el 25 de agosto de 2023. 
• (4) Universidad Tecnológica del Perú. (2023). Caso Starbucks [Infografía]. Sistemas de Gestión de la Calidad. Recuperado de https://canvas.utp.edu.pe/courses/562839/pages/semana-2-tema-1-los-enfoques-de-calidad-de-deming-juran-y-crosby?module_item_id=66497177
• García Pantigozo, Manuel; Quispe Atúncar, Carlos; Ráez Guevara, Luis (2003). «Mejora continua de la calidad en los procesos». Industrial Data 6 (1): 89-94. ISSN 1560-9146. Archivado desde el original el 2 de junio de 2018. Consultado el 24 de mayo de 2019. 
• Jimeno Bernal, Jorge (2013). «Ciclo PDCA». 
• https://blogs.imf-formacion.com/blog/logistica/logistica/5-ventajas-aplicar-ciclo-deming-almacen/#Ciclo_de_Deming_5_beneficios. 
• Summers, Donna C.S. (2006). Administración de la calidad (1.ª ed.). Pearson Educación de México. http://peruhydraulics.com.pe/ebook/Administracion-de-la-calidad.pdf
• Gomez, A. Z. (2015). Ciclo de la Calidad PHVA. Bogota Colombia: Universidad Nacional de Colombia .

Enlaces externos

• Metodología Kaizen, la mejora continua de Japón
• Cómo aplicar el círculo de Deming

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